Les problématiques rencontrées en gestion du changement
Sur le plan organisationnel
La complexité de la structure vient en premier lieu. Plus elle est imposante, plus il sera difficile d’en coordonner toutes les composantes et de piloter les nombreux défis qui en découlent.
Une planification insuffisante peut ralentir l’implantation du changement, les gestionnaires devant passer plus de temps à gérer les imprévus que le changement lui-même.
Le rythme d’implantation influe aussi sur le succès. Un changement trop rapide perturbe les employés qui doivent s’adapter à trop de modifications en même temps. À l’opposé, un changement échelonné sur une trop longue période peut créer un désengagement généralisé.
Trop souvent, l’impact du changement sur les employés est sous-évalué. Pourtant, ce sont eux qui doivent s’adapter aux différents déploiements avec tous les facteurs stressants impliqués.
Sur le plan de la communication
Il est évident que des problèmes de communication créent de l’incertitude, de la frustration et des malentendus. En contexte de changements, ces problématiques s’amplifient. Pareillement, l’absence de suivis contribue à augmenter le niveau de tension chez les employés.
Au manque d’informations s’additionne un manque de formation. Des employés qui ne sont pas formés aux nouvelles pratiques contribuent à la résistance au changement, ce qui nuit au rendement de l’organisation et au succès envisagé.
Sur le plan individuel
Comme on l’a vu, les employés d'une entreprise en plein changement organisationnel vivent du stress, de l’incertitude et de la frustration. En perdant leur routine, certains ont peur aussi de perdre leur emploi.
Ces éléments favorisent la résistance au changement qui prend naissance individuellement pour s’étendre à l’équipe si celle-ci ne reçoit pas de soutien de la part des gestionnaires impliqués.
Autre problématique découlant des changements organisationnels : les conflits interpersonnels. Qu’il s’agisse de discorde sur l’actualisation du changement ou sur l’impression d’injustice alors que de nouvelles responsabilités ont été distribuées, les conflits interpersonnels peuvent être latents ou éclater au grand jour.
Les clés de la réussite en gestion du changement organisationnel
Les théories de la conduite du changement organisationnel présentent chacune leurs étapes spécifiques. Pour présenter les clés de la réussite, nous nous sommes inspirés des travaux de recherche de John Kotter* (adaptation libre).
*Professeur émérite de leadership à la Harvard Business School et guide d’opinion dans les domaines de l’entreprise, du leadership et du changement.
La préparation de l’équipe
En prévision d’un changement, il est primordial de préparer l’équipe à la transition à venir. Cela comprend la communication de votre vision à long terme de façon claire et transparente, l'explication des raisons du changement souhaité, les avantages envisagés et les risques courus si ce changement n’est pas réalisé.
L’écoute est primordiale afin de tenir compte des préoccupations, des différents points de vue et des obstacles anticipés par vos employés. En se sentant écoutés et concernés, ils s’impliquent davantage dans le processus et opposent moins de résistances.
La réalisation du changement
C’est ici qu’ont lieu les actions concrètes : le déplacement des bureaux, l’installation des nouveaux appareils ou systèmes informatiques, etc. Il est souhaité que chacune de ces actions soit découpée en micro-tâches et priorisée dans le temps.
À cette étape, la communication se poursuit à un autre niveau : il s’agit d’accompagner les employés qui se sentent déstabilisés par la perte de leurs repères, notamment sur le plan de leurs routines. On parle ici de deuil organisationnel. Offrez-leur des ressources en cas de besoin.
La formation est l’un des éléments clés du succès : elle permet aux employés d’acquérir les nouvelles compétences requises en lien avec les changements.
Le succès d’un changement repose en grande partie sur les épaules des gestionnaires et des dirigeants de l’entreprise. Leur leadership et leur flexibilité à s’ajuster aux problématiques rencontrées inspirent les employés à adopter le changement.
Il est impératif de souligner les réussites à chaque étape du changement et à la fin. Cela renforce le moral des équipes et les motive à poursuivre le processus entamé.
L’implantation sur le long terme
Comme les changements demandent du temps, de l’énergie et énormément d’investissements, il importe des s’assurer de leur durabilité. Les gestionnaires doivent vérifier que les équipes poursuivent les changements dans les mois suivants.
En communiquant les bilans positifs que le changement a apportés sur les différents aspects de l’organisation, par exemple la réduction des coûts de production ou la diminution des déchets, la direction favorise l’intégration du changement.
En conclusion, on voit que les aptitudes de l’humain sont beaucoup plus importantes que les techniques d’implantation du changement. C’est pourquoi de nombreuses universités offrent des formations en gestion du changement. N’hésitez pas à former vos gestionnaires afin qu’ils soient outillés et qu’ils deviennent des agents de changement.
De la même façon, travaillez à instaurer une culture de changement à votre organisation. Les valeurs telles l’innovation, la diversité et l’adaptabilité démontrent votre capacité et votre intérêt à vous actualiser. En plus de faciliter vos prochains changements, cette culture risque fort bien d’attirer à vous les meilleurs talents.
Chez Bédard Ressources humaines, nous pouvons vous aider à réussir votre gestion du changement. Communiquez avec Stéphane Pépin pour obtenir davantage de renseignements sur nos services-conseils RH.
