L’aspect légal : avant le renvoi
Avant même de procéder, vous devez vous assurer de la légitimité du renvoi. Pour ce faire, il vous faut tout d’abord faire la distinction entre le licenciement et le congédiement. Bien que les deux termes soient souvent utilisés de façon interchangeable, ils ne sont pas synonymes.
Dans le cas d’un licenciement, l’employeur met définitivement fin à l’emploi parce qu’il ne requiert plus les services de l’employé pour l’une des raisons suivantes :
- Économique, telle que des problèmes financiers conduisant à une réduction de personnel, suppression de poste ou à une restructuration
- organisationnelle, telle qu’une restructuration de compagnie menant à la coupure d’un poste en particulier ou à la fermeture d’un département, tel que l'automatisation des opérations rendant certains postes non essentiels
Dans le cas d’un congédiement, la fin de l’emploi peut être liée à l’incapacité du travailleur à rencontrer les attentes et les exigences du poste (ex : rendement insatisfaisant, incompétences, etc.) ou encore pour des raisons disciplinaires (ex : comportement, non-respects des politiques, manquements répétés, fautes commises, etc.). Dans l’un comme dans l’autre, la clé réside dans la documentation du dossier. Donc, assurez-vous de bien documenter les comportements problématiques identifiés, les exemples d’incompétence, les avertissements, les mesures prises pour corriger la situation, etc. Vous devez pouvoir démontrer la légitimité de votre décision dans l’éventualité où l’employé porte plainte pour congédiement injustifié. Selon la gravité et la nature de la ou des fautes reprochées, il est important d’adopter une gradation des sanctions afin démontrer une approche équitable, proportionnée et progressive dans la gestion du processus disciplinaire, tout en permettant à l’employé de pouvoir corriger son comportement.
L’aspect humain : lors du renvoi
Même si vous avez un motif raisonnable et que vous êtes dans votre droit de renvoyer un individu, ce n’est jamais un processus facile et cela comporte souvent des risques. Aussi inconfortable que soit le moment pour vous, cela est pire pour celui qui reçoit la mauvaise nouvelle. Afin de montrer votre empathie et votre respect, faites l’annonce en personne. Prenez également le temps d’expliquer les motifs du licenciement ou du congédiement, puis de répondre aux questions le cas échéant. N’entrez pas dans tous les détails, comme l’expression le dit, trop c’est comme pas assez.
L’aspect administratif : après le renvoi
Lors de l’annonce, assurez-vous de récupérer l’ensemble des biens appartenant à l’entreprise prêtés à l’employé (ex. : clés, carte de crédit, ordinateur, téléphone, etc.), puis de révoquer ses accès une fois l’employé rencontré (ex. : courriel professionnel, carte d’accès, etc.). Assurez-vous également d'accompagner l’employé jusqu'à son bureau afin de superviser les effets personnels qu’elle emporte avec elle et de garantir que seuls les objets lui appartenant sont récupérés. Ensuite, accompagnez-la jusqu’à la sortie afin de veiller à son comportement et prévenir tout débordement.
Avis de cessation d’emploi
Lorsque vous terminez un employé, vous devez minimalement lui verser les sommes prévues à la Loi sur les normes du travail. Celle-ci prévoit le paiement d’un nombre de semaines de préavis en fonction des années de services de l’employé au sein de votre entreprise. Voici les délais de préavis exigés selon les années de service :
- Moins de 3 mois d’emploi : Aucun préavis requis
- 3 à 12 mois d’emploi : 1 semaine de préavis
- 1 à 5 ans d’emploi : 2 semaines de préavis
- 5 à 10 ans d’emploi : 4 semaines de préavis
- 10 ans et plus d’emploi : 8 semaines de préavis
L’entreprise a le choix de faire travailler ou non ce préavis. Évidemment cela n’est pas toutefois envisageable selon la nature de la fin de l’emploi. Dans la situation le préavis n’est pas travaillé, l’entreprise doit alors verser l’indemnité à l’employé.
Il est à noter que le préavis n’est pas toujours payable notamment dans le cas d’un congédiement pour cause. Les Normes du travail prévoient que l’entreprise n’est pas tenue de verser le préavis de fin d’emploi si l’employé est congédié pour une cause juste et suffisante. Cela peut inclure :
- Une faute grave (ex. vol, fraude, violence, harcèlement, insubordination majeure)
- Un manquement répété aux politiques de l’entreprise malgré des avertissements
- Une négligence professionnelle importante
- Une mauvaise conduite grave nuisant à l’employeur ou aux collègues
Nous vous suggérons de toujours consulter un professionnel avant de procéder à la terminaison d’un employé. Cela permet de minimiser les risques, d’assurer le respect des obligations légales et de prévoir à l’avance les possibles recours.
Relevé d’emploi
Dès qu’il y a arrêt de la rémunération, vous avez 5 à 15 jours civils pour produire un relevé d’emploi (RE). Le délai est déterminé selon le mode de transmission du document à Service Canada (papier ou électronique) et la période de paie (hebdomadaire, bimensuelle ou mensuelle). Consultez le site du gouvernement du Canada pour en savoir plus.
Sommes dues
Au moment du renvoi ou lors du cycle de paie suivant, vous devez remettre tous les montants dus à l’employé. Cela inclut le salaire habituel, les heures supplémentaires réalisées et les vacances accumulées (4 ou 6 %) et le préavis de fin d’emploi le cas échéant.
Certificat de travail
Vous devez fournir un certificat de travail si l’employé licencié ou congédié en fait la demande. Il s’agit d’un document contenant le nom et l’adresse de l’employeur qui détaille les fonctions du travailleur et la durée de l’emploi. Ce n’est pas l’équivalent d’une lettre de recommandation.
Conclusion
Mettre fin à un emploi est un processus délicat qui doit être réalisé avec rigueur, équité et professionnalisme. Au-delà des aspects administratifs et légaux, il est essentiel d’adopter une approche humaine et respectueuse afin de préserver une relation professionnelle saine et à protéger l’image de l’entreprise. Une préparation adéquate incluant la documentation du dossier et la consultation d’un professionnel permettent quant à elle de minimiser les risques juridiques et d’assurer une gestion conforme aux obligations légales. Enfin, le respect des obligations post-emploi, tel que la remise du relevé d’emploi, le paiement des sommes dues et la gestion des accès, est crucial pour réduire les risques contestation future. En appliquant ces bonnes pratiques, vous assurez une transition harmonieuse tout en protégeant les intérêts de votre organisation.
Vous voulez échanger ou obtenir une assistance avec un expert en lien un dossier de licenciement ou congédiement d’un employé afin d’assurer une démarche conforme, structurée et respectueuse tout en mesurant l’impact de ces décisions sur votre organisation ? Contactez-nous dès aujourd’hui pour en savoir plus sur nos services-conseils RH et découvrir comment nous pouvons vous accompagner.
