Pour les employeurs, un bon plan d’accueil et d’intégration communément « processus d’onboarding » joue un rôle prépondérant pour les entreprises qui désirent favoriser la rétention des nouveaux employés. En facilitant leur adaptation au sein de l’équipe et en clarifiant initialement leurs rôles et responsabilités, l’onboarding contribue non seulement à réduire le taux de roulement, mais également à renforcer l’engagement et la productivité. Selon des études récentes, les entreprises dotées d’un programme d’onboarding structuré observent en moyenne une augmentation de 82 % du taux de rétention et une hausse de 70 % de la productivité chez les nouvelles recrues.
La préparation avant l’entrée en poste
Il est important de préparer à l’avance l’arrivée en poste de votre nouvel employé. Cela peut sembler aller de soi, mais il s’agit d’une étape souvent négligée par les employeurs et les chefs d’équipe souvent débordés. Ainsi, il n’est pas rare qu’un nouvel employé se présente chez son nouvel employé et que le premier jour il soit laissé à lui-même sans savoir quoi faire et sans avoir les outils nécessaires pour effectuer son travail. Voici une liste (non exhaustive) des éléments à prendre en considération pour l’arrivée du nouvel employé :
- Lui communiquer les informations suivantes : date et heure d’arrivée, fonctionnement pour les pauses et le dîner, code vestimentaire, documents à remplir et/ou à apporter, etc.
- Commander ou lui préparer les équipements pertinents pour son travail et fournis par l’entreprise : uniforme, matériel de sécurité, carte d’accès, etc.
- Préparer le poste de travail physique : bureau, chaise, ordinateur, téléphone, écouteurs, webcam, fournitures, etc.
- Préparer l’ordinateur de travail en installant et en téléchargeant les logiciels pertinents à son travail et en lui donnant les accès informatiques nécessaires : antivirus, suite Microsoft Office ou équivalent, lecteur de PDF, navigateur, correcteur d’orthographe, programmes spécifiques aux fonctions, etc.
- Créer les accès et ajouter l’employé aux différents outils en ligne : environnement Google ou Microsoft; service infonuagique; plateforme de communication interne; logiciel de gestion de projets; système de la paie; gestionnaire de mots de passe; etc.
- Créer le courriel professionnel et le numéro de poste téléphonique, le cas échéant.
- Bonus : préparer un cadeau de bienvenue (ex. : cartes-cadeaux, articles technologiques ou de bien-être, vêtements, tasse de café, bouteille d’eau ou tout autre article promotionnel au nom de l’entreprise).
L’accueil lors du premier jour de travail
Lorsque nous sommes invités chez des amis pour un souper ou une fête, non seulement nous nous attendons non seulement à être accueillis chaleureusement par nos hôtes, mais aussi que tout soit organisé pour notre mettre à l’aise et profiter pleinement du moment. Imaginez maintenant la situation pour un nouvel employé ! Ses attentes sont à peu près similaires, voire même supérieures, car contrairement à une visite chez des amis, celui-ci arrive avec son lot d’incertitudes et d’inquiétudes face à sa première journée de travail, ses nouveaux collègues et ses responsabilités. Rappelez-vous lors des rentrées scolaires. Qui sera dans ma classe ? Est-ce que je connaitre quelqu’un ? Comment vais-je m’intégrer à la classe ? Alors le même sentiment de crainte habite aussi chaque nouvel employé à son premier jour. Il est donc de votre responsabilité de le rendre confortable dès le départ afin de faciliter son intégration ? Voici quelques suggestions :
- Effectuer une visite des lieux pour qu’ils puissent se repérer aisément : poste de travail, bureaux, toilettes, cafétéria, espace où les fournitures sont entreposées, aires communes, etc.
- Introduire les membres de l’équipe ou, à tout le moins, les principaux acteurs avec lesquels ils seront appelés à interagir (ex. : collègues du département, superviseur direct, responsable RH).
- Présenter les politiques et les procédures de l’entreprise : paie, heures supplémentaires, vacances, avantages sociaux, assurances, code de conduite, règles de sécurité, fonctionnement au quotidien pour les pauses, le lunch et le stationnement, etc.
- Remettre les documents essentiels : manuel de l’employé, brochure ou site web pour les assurances, copie du contrat de travail, etc.
- Répondre à ses questions immédiates.
- Bonus : assigner un collègue de travail qui pourra les guider pendant sa période d’intégration et à qui il pourra se référer lorsqu’il aura des questions.
- Bonus : organiser un repas de bienvenue avec l’équipe pour favoriser la création de liens.
L’intégration au cours des trois premiers mois
Idéalement, l’intégration d’un nouvel employé s’étend sur les trois premiers mois, ce qui correspond à sa période de probation ou d’essai. Le but est de l’initier de façon progressive et de lui laisser de plus en plus d’autonomie au fil du temps. Plus concrètement, voici quelques exemples de ce que vous pouvez faire :
- Former si nécessaire l’employé aux outils de travail et aux tâches relatives à son poste.
- Assurer un accompagnement régulier.
- Offrir des rétroactions de façon régulière sur son développement et sa progression.
- Terminer la période d’intégration par une rencontre de suivi pour faire le point, valider les apprentissages et définir les objectifs professionnels à court terme.
Tout au long du processus d’accueil et d’intégration, nous vous suggérons de bien documenter le processus. Cela vous permettra de vous adapter au besoin et d’améliorer le tout pour les futurs employés. Qui plus est, nous vous invitons à personnaliser votre approche dans la mesure du possible, par exemple en vous ajustant au type de tempérament du nouveau salarié.
En somme, un processus structuré et personnalisé :
- Améliore l’expérience employé en créant un sentiment d’appartenance dès les premiers jours;
- Valorise la marque employeur en démontrant un engagement envers le bien-être et la réussite des employés;
- Accélère le temps d’adaptation en fournissant les outils, ressources et formations nécessaires;
- Augmente la satisfaction globale, en diminuant les risques de malentendus et d’erreurs liés à une mauvaise intégration.
Investir dans un processus d’intégration structuré est une stratégie gagnante à la fois pour l’organisation et ses employés.
Chez Bédard Ressources humaines, nous pouvons vous accompagner dans la conception d’un plan d’accueil et d’intégration qui fait toute la différence. Contactez Stéphane Pépin pour obtenir davantage de renseignements sur nos services-conseils RH.
